“Izin TKA bukan akhir proses. Setelah TKA mulai bekerja, perusahaan sponsor justru harus membuktikan bahwa kegiatan, dokumen, pelaporan, dan bukti kepatuhannya tetap sesuai.”

Tenaga kerja asing dapat membantu perusahaan membawa keahlian teknis, pengalaman global, dan pengetahuan baru. Namun, setelah TKA mulai bekerja di Indonesia, kewajiban perusahaan tidak selesai. Sponsor perusahaan tetap perlu menjaga dokumen, pelaporan, masa berlaku izin, dan bukti kepatuhan secara rapi.

Banyak perusahaan fokus pada tahap awal, seperti RPTKA, visa, dan KITAS. Itu wajar. Tahap awal memang penting. Namun, risiko sering muncul setelah TKA sudah aktif bekerja. Misalnya, jabatan berubah, lokasi kerja bergeser, pendamping lokal tidak terdokumentasi, atau laporan tahunan tidak disiapkan.

Silakan pelajari ketentuan penggunaan informasi dalam Disclaimer JHY Legal untuk memahami batasan atas konten yang kami publikasikan.

JHY Legal sering melihat bahwa masalah kepatuhan TKA bukan hanya soal ada atau tidaknya izin. Masalah juga dapat muncul karena perusahaan tidak menyimpan bukti kegiatan yang sesuai dengan izin tersebut.

Mengapa Kewajiban Setelah TKA Mulai Bekerja Tetap Penting?

RPTKA dan izin tinggal adalah dasar awal. Namun, perusahaan sponsor tetap harus memastikan bahwa penggunaan TKA berjalan sesuai rencana yang telah disetujui. PP No. 34 Tahun 2021 mengatur kewajiban dan larangan pemberi kerja TKA, RPTKA, DKPTKA, izin tinggal, pendamping TKA, pelatihan bahasa Indonesia, pelaporan, pembinaan, pengawasan, dan sanksi administratif. Sumber: peraturan.bpk.go.id

Artinya, perusahaan perlu melihat penggunaan TKA sebagai proses berkelanjutan. Ada dokumen yang harus disimpan. Ada laporan yang perlu disiapkan. Ada perubahan yang harus diawasi. Ada pula bukti kegiatan yang perlu tersedia jika suatu hari diminta oleh otoritas.

Peran sponsor perusahaan

Sponsor atau penjamin bukan hanya pihak yang membantu masuknya WNA ke Indonesia. Imigrasi menjelaskan bahwa penjamin adalah orang atau korporasi yang bertanggung jawab atas keberadaan dan kegiatan orang asing selama berada di wilayah Indonesia. Penjamin juga wajib melaporkan perubahan status sipil, status keimigrasian, dan perubahan alamat. Sumber: imigrasi.go.id

Karena itu, perusahaan perlu tahu apa yang dilakukan TKA, di mana ia bekerja, apa jabatannya, siapa yang mendampingi, dan apakah data tersebut masih sesuai dengan dokumen izin.

Dokumen Internal yang Perlu Disimpan

Dokumen internal membantu perusahaan menunjukkan bahwa penggunaan TKA dilakukan secara tertib. Dokumen ini tidak hanya berguna untuk arsip. Dokumen juga berguna saat ada audit internal, perpanjangan izin, perubahan RPTKA, atau pemeriksaan kepatuhan.

Dokumen dasar TKA

Perusahaan sebaiknya menyimpan dokumen TKA dalam satu folder khusus. Folder ini bisa berbentuk digital, fisik, atau keduanya. Yang penting, dokumen mudah ditemukan dan selalu diperbarui.

• Paspor TKA dan masa berlakunya.
• Visa dan izin tinggal yang relevan.
• RPTKA atau pengesahan RPTKA yang berlaku.
• Kontrak kerja atau perjanjian lain dengan perusahaan.
• Data jabatan, lokasi kerja, dan masa kerja.
• Bukti pembayaran DKPTKA, jika berlaku.
• Dokumen jaminan sosial atau asuransi.
• Data tenaga kerja pendamping TKA.
• Bukti pelatihan, pendampingan, atau transfer keahlian.

Dokumen perusahaan

Selain dokumen TKA, perusahaan juga perlu menjaga dokumen sponsor. Misalnya akta, perubahan terakhir, NIB, data OSS, alamat kantor, izin usaha, dan dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan masih aktif dan sesuai sebagai pemberi kerja TKA.

Jika ada perubahan perusahaan, seperti alamat, nama, kegiatan usaha, direksi, atau lokasi kerja TKA, dokumen TKA juga perlu ditinjau. Jangan sampai data izin masih memakai informasi lama.

Kewajiban Pelaporan Setelah TKA Bekerja

Pelaporan adalah bagian penting dari kepatuhan TKA. Permenaker No. 8 Tahun 2021 mengatur bahwa pemberi kerja TKA wajib melaporkan minimal 1 kali setiap tahun kepada Menteri melalui Direktur Jenderal mengenai penggunaan TKA, pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja pendamping, serta alih teknologi dan alih keahlian dari TKA kepada tenaga kerja pendamping. Sumber: jdih.kemnaker.go.id

Untuk pekerjaan yang bersifat sementara, pemberi kerja juga wajib melaporkan pelaksanaan penggunaan TKA setelah perjanjian kerja berakhir. Jika perjanjian kerja TKA berakhir atau diakhiri sebelum waktunya, hal itu juga perlu dilaporkan.

Apa yang sebaiknya disiapkan untuk pelaporan?

Perusahaan sebaiknya tidak menunggu akhir tahun untuk mengumpulkan data. Lebih aman jika data dikumpulkan sejak TKA mulai bekerja. Dengan begitu, saat waktu pelaporan tiba, perusahaan tidak perlu mencari bukti dari awal.

• Catatan tanggal mulai kerja TKA.
• Data jabatan dan lokasi kerja yang dijalankan.
• Catatan pekerjaan utama yang dilakukan TKA.
• Data tenaga kerja pendamping.
• Bukti kegiatan pendampingan atau pelatihan.
• Bukti transfer pengetahuan atau keahlian.
• Dokumen perubahan jika ada perubahan jabatan atau lokasi.
• Catatan tanggal berakhir atau perubahan perjanjian kerja.

“Dokumen yang lengkap bukan hanya untuk memenuhi aturan. Dokumen yang rapi membantu perusahaan menjawab pertanyaan sederhana: apakah TKA bekerja sesuai izin yang diberikan?”

Tenaga Kerja Pendamping dan Transfer Keahlian

Salah satu kewajiban penting dalam penggunaan TKA adalah pendampingan oleh tenaga kerja Indonesia. Istilah tenaga kerja pendamping berarti pekerja Indonesia yang ditunjuk untuk menerima alih teknologi atau alih keahlian dari TKA.

Dalam Permenaker No. 8 Tahun 2021, pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja pendamping dilakukan sesuai kualifikasi jabatan yang diduduki TKA. Alih teknologi dan alih keahlian dilakukan agar tenaga kerja pendamping memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan jabatan atau teknologi yang digunakan.

Contoh bukti pendampingan yang bisa disimpan

Bukti pendampingan tidak harus rumit. Yang penting, bukti tersebut menunjukkan bahwa perusahaan benar-benar menjalankan proses pendampingan secara nyata.

• Surat penunjukan tenaga kerja pendamping TKA.
• Jadwal sesi pendampingan atau pelatihan.
• Materi pelatihan internal.
• Daftar hadir pelatihan.
• Catatan tugas bersama antara TKA dan pendamping.
• Laporan singkat transfer keahlian.
• Sertifikat pelatihan, jika ada.
• Dokumentasi evaluasi kemampuan pendamping.

Jaminan Sosial, Asuransi, dan Bahasa Indonesia

Perusahaan juga perlu memperhatikan perlindungan kerja. Dalam dokumen pelaksanaan Permenaker No. 8 Tahun 2021, TKA yang bekerja lebih dari 6 bulan disebut perlu menjadi peserta program jaminan sosial nasional. Untuk TKA yang bekerja kurang dari 6 bulan, digunakan program asuransi pada perusahaan asuransi berbadan hukum Indonesia.

Selain itu, pemberi kerja TKA wajib memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA. Ada pengecualian untuk jabatan tertentu, seperti direksi dan komisaris, kepala kantor perwakilan, pengurus yayasan tertentu, serta TKA untuk pekerjaan bersifat sementara. Namun, perusahaan tetap perlu mencatat alasan jika suatu kewajiban tidak berlaku pada kasus tertentu.

Perbandingan Kewajiban yang Sering Terlupakan

Tabel berikut membantu perusahaan melihat beberapa kewajiban yang sering dianggap kecil, tetapi dapat berpengaruh besar saat ada pemeriksaan atau perpanjangan izin.

Area Kewajiban	Yang Perlu Dilakukan	Bukti yang Sebaiknya Disimpan
Dokumen izin	Memastikan RPTKA, izin tinggal, jabatan, dan lokasi kerja tetap sesuai.	RPTKA, ITAS, paspor, kontrak kerja, dan data lokasi kerja.
Pelaporan	Menyampaikan laporan penggunaan TKA dan pendampingan sesuai ketentuan.	Laporan tahunan, laporan berakhirnya kerja, dan bukti pengiriman laporan.
Pendamping TKA	Menunjuk tenaga kerja Indonesia untuk alih teknologi atau alih keahlian.	Surat penunjukan, jadwal pelatihan, materi, dan laporan pendampingan.
Jaminan sosial atau asuransi	Mendaftarkan TKA sesuai jangka waktu kerja.	Nomor kepesertaan, polis asuransi, dan bukti pembayaran.
Perubahan data	Meninjau ulang izin jika jabatan, alamat, lokasi, atau hubungan kerja berubah.	Surat perubahan, dokumen perusahaan terbaru, dan catatan internal.

Risiko Jika Bukti Kepatuhan Tidak Disimpan

Masalah kepatuhan sering muncul bukan karena perusahaan tidak pernah melakukan kewajiban, tetapi karena buktinya tidak tersedia. Misalnya, perusahaan sudah melakukan pelatihan, tetapi tidak ada daftar hadir. Perusahaan sudah menunjuk pendamping, tetapi tidak ada surat penunjukan. Perusahaan sudah memperbarui alamat, tetapi dokumen TKA belum disesuaikan.

Dalam situasi pemeriksaan, bukti menjadi penting. Bukti membantu perusahaan menunjukkan bahwa proses dijalankan dengan tertib. Tanpa bukti, perusahaan akan lebih sulit menjelaskan posisi hukumnya.

JHY Legal biasanya menyarankan perusahaan membuat kalender kepatuhan TKA. Kalender ini berisi masa berlaku paspor, ITAS, RPTKA, kontrak kerja, jadwal laporan, dan jadwal evaluasi pendampingan. Cara sederhana ini dapat mengurangi risiko lupa atau terlambat.

Pengalaman Kami dalam Kepatuhan TKA

JHY Legal menangani imigrasi, corporate action, dan regulatory licensing dengan pendekatan yang menghubungkan dokumen izin, struktur perusahaan, dan kewajiban setelah izin terbit. Dalam konteks TKA, pekerjaan sering berkaitan dengan Investor KITAS / KITAP, Expatriate Work Permit (RPTKA), compliance audit untuk tenaga kerja asing, NIB & OSS compliance, perizinan sektoral, izin operasional, perubahan direksi & komisaris, serta corporate compliance audit. Dari pengalaman tersebut, risiko paling sering muncul saat perusahaan tidak memiliki satu peta dokumen yang rapi. Izin awal mungkin sudah benar, tetapi perubahan jabatan, perubahan lokasi kerja, atau berakhirnya kontrak tidak segera dicatat. Karena itu, pemeriksaan berkala membantu perusahaan melihat apakah kegiatan TKA masih sesuai dengan dasar izin yang dimiliki.

Langkah Praktis untuk Perusahaan Sponsor

Setelah TKA mulai bekerja, perusahaan dapat memulai dari langkah sederhana. Tidak semua hal harus dibuat rumit. Yang penting, ada sistem yang konsisten.

• Buat folder kepatuhan untuk setiap TKA.
• Tentukan satu penanggung jawab internal, misalnya HR atau legal.
• Catat masa berlaku semua izin dan dokumen utama.
• Simpan bukti pendampingan sejak bulan pertama.
• Periksa kesesuaian jabatan dan lokasi kerja secara berkala.
• Siapkan laporan tahunan sebelum mendekati tenggat.
• Dokumentasikan setiap perubahan kontrak, jabatan, alamat, atau sponsor.

Penutup

Mempekerjakan TKA tidak berhenti pada saat izin disetujui. Perusahaan sponsor masih memiliki kewajiban untuk menjaga dokumen, melakukan pelaporan, menunjuk pendamping, menyimpan bukti pelatihan, dan memastikan kegiatan TKA tetap sesuai dengan izin yang berlaku.

Dengan sistem internal yang rapi, perusahaan dapat mengurangi risiko administratif dan lebih siap jika ada pemeriksaan. Kepatuhan juga membantu perusahaan menjaga hubungan kerja dengan TKA secara lebih aman dan tertib.

Langkah kecil yang dapat Anda lakukan sekarang adalah mengecek satu folder TKA yang sedang aktif. Lihat apakah paspor, ITAS, RPTKA, kontrak, pendamping, laporan, dan bukti pelatihan sudah tersimpan. Jika ada dokumen yang belum lengkap, JHY Legal dapat membantu meninjau peta kepatuhan agar perusahaan memiliki dasar yang lebih jelas untuk langkah berikutnya.