• Perusahaan perlu mengecek jabatan TKA sebelum menawarkan kontrak kerja.
• RPTKA, visa, dan izin tinggal harus selaras dengan posisi dan aktivitas kerja.
• Sponsor atau pemberi kerja harus jelas karena ini terkait tanggung jawab hukum.
• TKA tidak boleh bekerja di luar jabatan, lokasi, atau kegiatan yang disetujui.
• Pemeriksaan awal membantu mencegah risiko administrasi, denda, dan gangguan operasional.

Tenaga kerja asing dapat membantu perusahaan membawa keahlian, pengalaman global, dan transfer pengetahuan ke tim lokal. Namun, proses mempekerjakan TKA di Indonesia tidak bisa hanya dimulai dari negosiasi gaji dan tanggal mulai kerja. Sebelum kontrak ditandatangani, perusahaan perlu memastikan bahwa posisi, izin kerja, sponsor, visa, izin tinggal, dan batas aktivitas kerja sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.

Untuk informasi penting mengenai penggunaan konten ini, silakan merujuk pada Disclaimer kami.

Kesalahan kecil di awal bisa menimbulkan masalah besar di kemudian hari. Misalnya, jabatan yang ditawarkan ternyata tidak sesuai dengan ketentuan penggunaan TKA. Atau, visa yang dipakai tidak cocok dengan aktivitas kerja yang dilakukan. Dalam praktik bisnis, hal seperti ini bisa menghambat onboarding, audit kepatuhan, pembukaan rekening, pengajuan izin lanjutan, bahkan rencana ekspansi perusahaan.

Mengapa Pemeriksaan Sebelum Kontrak Sangat Penting?

Kontrak kerja sering dianggap sebagai titik awal hubungan kerja. Untuk TKA, kontrak justru sebaiknya menjadi tahap lanjutan setelah pemeriksaan dasar dilakukan. Perusahaan harus tahu lebih dulu apakah calon TKA dapat ditempatkan pada jabatan tersebut, siapa pemberi kerja resminya, apa kegiatan yang akan dilakukan, dan apakah rencana penggunaannya dapat disahkan.

Aturan penggunaan TKA di Indonesia mencakup kewajiban dan larangan pemberi kerja, pengesahan RPTKA, DKPTKA, penerbitan izin tinggal, pendamping tenaga kerja Indonesia, pelaporan, pengawasan, dan sanksi administratif. Sumber: peraturan.bpk.go.id

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya bertanya, “Apakah kandidat ini cocok?” Pertanyaan yang lebih aman adalah, “Apakah kandidat ini boleh bekerja dalam posisi, struktur, dan aktivitas yang sedang kami rencanakan?”

Hal Pertama yang Perlu Dicek: Jabatan dan Ruang Lingkup Kerja

Pastikan jabatan dapat diduduki TKA

Tidak semua jabatan dapat diisi oleh TKA. Perusahaan perlu mengecek apakah posisi yang ditawarkan masuk dalam kategori yang dapat diduduki oleh tenaga kerja asing atau justru masuk dalam jabatan yang dilarang. Ini penting terutama untuk posisi yang berdekatan dengan fungsi personalia, administrasi tenaga kerja, atau fungsi internal tertentu yang dibatasi.

Kementerian Ketenagakerjaan juga memiliki ketentuan mengenai jabatan tertentu yang dilarang diduduki oleh TKA. Sumber: jdih.kemnaker.go.id

Sesuaikan jabatan dengan pekerjaan nyata

Jabatan di dokumen tidak boleh hanya dibuat agar terlihat sesuai. Isi pekerjaan sehari-hari juga harus cocok. Jika dokumen menyebut posisi teknis, tetapi TKA nanti mengurus perekrutan karyawan, tanda tangan kebijakan SDM, atau menjalankan fungsi berbeda, maka perusahaan bisa dianggap tidak konsisten.

Hal ini sering terjadi ketika perusahaan memakai jabatan yang terlalu umum. Misalnya “advisor”, “consultant”, atau “manager” tanpa penjelasan yang jelas. Semakin umum judulnya, semakin penting uraian tugasnya dibuat rapi.

RPTKA, Sponsor, dan Tanggung Jawab Pemberi Kerja

RPTKA adalah salah satu bagian utama dalam penggunaan TKA. Pemberi kerja perlu memastikan rencana penggunaan TKA sudah sesuai dengan struktur perusahaan, kebutuhan jabatan, durasi kerja, lokasi kerja, dan rencana pendampingan tenaga kerja Indonesia. Ketentuan pelaksanaan PP 34/2021 diatur lebih lanjut dalam Permenaker 8/2021.

Siapa sponsor atau pemberi kerja resminya?

Perusahaan harus jelas sejak awal: siapa yang menjadi pemberi kerja TKA? Apakah PT Indonesia? Kantor perwakilan? Perusahaan dalam grup? Atau entitas lain yang hanya meminta bantuan teknis dari luar negeri?

Jawaban ini penting karena sponsor atau pemberi kerja terkait dengan dokumen, pelaporan, izin tinggal, dan tanggung jawab kepatuhan. Jika TKA secara nyata bekerja untuk satu perusahaan, tetapi dokumennya memakai entitas lain tanpa dasar yang tepat, risiko kepatuhan bisa muncul.

Apakah lokasi kerja sudah sesuai?

Lokasi kerja juga perlu diperiksa. TKA yang disetujui untuk bekerja di satu lokasi tidak otomatis bebas bekerja di semua cabang, pabrik, outlet, gudang, atau proyek. Jika perusahaan punya banyak lokasi, struktur penempatan perlu dirancang sejak awal.

Perbandingan Hal yang Perlu Dicek Sebelum Kontrak Ditandatangani

Tabel berikut dapat membantu perusahaan melihat area pemeriksaan utama sebelum merekrut TKA. Tujuannya bukan menggantikan analisis hukum, tetapi membantu tim HR, legal, dan manajemen memahami risiko sejak awal.

Area yang Dicek	Pertanyaan Utama	Risiko Jika Diabaikan
Jabatan	Apakah posisi ini boleh diduduki oleh TKA?	Pengajuan dapat tertunda atau ditolak.
Uraian kerja	Apakah pekerjaan nyata sesuai dengan jabatan di dokumen?	Risiko temuan saat audit atau pemeriksaan.
Sponsor	Apakah pemberi kerja resmi sesuai dengan pihak yang mempekerjakan?	Tanggung jawab hukum menjadi tidak jelas.
RPTKA	Apakah rencana penggunaan TKA sudah sesuai jabatan, lokasi, dan durasi?	Proses izin dapat terganggu.
Visa dan izin tinggal	Apakah indeks visa sesuai dengan aktivitas kerja?	TKA bisa dianggap melakukan aktivitas yang tidak sesuai izin.
Batas aktivitas	Apakah TKA hanya menjalankan tugas yang disetujui?	Perusahaan berisiko terkena sanksi administratif.

Visa Kerja dan Izin Tinggal Tidak Boleh Disamakan dengan Izin Bekerja

Banyak perusahaan masih mencampuradukkan visa, izin tinggal, dan izin untuk bekerja. Padahal, setiap dokumen punya fungsi berbeda. Visa memberi dasar masuk atau tinggal sesuai indeks tertentu. Izin tinggal mengatur status keberadaan orang asing di Indonesia. Sementara penggunaan TKA terkait dengan rencana kerja, jabatan, dan pemberi kerja.

Direktorat Jenderal Imigrasi mencantumkan beberapa jenis visa kerja, termasuk E23 Visa Kerja dan beberapa indeks lain untuk kategori kerja tertentu.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menganggap bahwa orang asing yang sudah berada di Indonesia pasti boleh langsung mulai bekerja. Status kunjungan, kegiatan rapat, uji coba kemampuan, konsultasi singkat, dan pekerjaan rutin perlu dibedakan dengan hati-hati.

Checklist Praktis Sebelum Menawarkan Kontrak kepada TKA

Sebelum kontrak ditandatangani, perusahaan dapat memakai checklist singkat berikut:

• Cek apakah jabatan calon TKA dapat diduduki oleh tenaga kerja asing.
• Pastikan uraian kerja tidak melebar ke fungsi yang tidak diperbolehkan.
• Tentukan pemberi kerja atau sponsor resmi sejak awal.
• Cek apakah struktur perusahaan, NIB, dan izin usaha mendukung kebutuhan jabatan tersebut.
• Pastikan kebutuhan RPTKA dan dokumen pendukung sudah dipetakan.
• Sesuaikan visa dan izin tinggal dengan aktivitas yang akan dilakukan.
• Tentukan lokasi kerja dan batas aktivitas TKA secara jelas.
• Siapkan tenaga kerja pendamping jika diwajibkan.
• Catat durasi penugasan dan rencana perpanjangan sejak awal.
• Simpan dokumen kepatuhan dalam satu folder yang mudah diaudit.

Pengalaman Pendampingan dalam Kasus TKA

Dalam menangani kebutuhan klien terkait imigrasi dan penggunaan TKA, JHY Legal sering melihat bahwa masalah tidak selalu muncul karena perusahaan sengaja melanggar aturan. Masalah justru sering dimulai dari asumsi yang terlalu cepat. Kandidat sudah cocok, kontrak sudah disiapkan, tetapi jabatan belum diperiksa. Atau, perusahaan sudah menentukan tanggal mulai kerja, tetapi belum memastikan apakah RPTKA, visa, izin tinggal, dan struktur sponsor sudah selaras.

Pada tahap seperti ini, assessment awal menjadi sangat penting. Pendekatan yang kami gunakan biasanya dimulai dari pemetaan posisi, kegiatan usaha, struktur pemberi kerja, lokasi kerja, dan dokumen perusahaan. Dari sana, kebutuhan seperti Expatriate Work Permit (RPTKA), Investor KITAS / KITAP, Compliance audit untuk tenaga kerja asing, NIB & OSS compliance, perizinan sektoral, atau izin operasional dapat dilihat secara lebih utuh. Dengan cara ini, perusahaan tidak hanya mengejar proses administrasi, tetapi juga membangun struktur kepatuhan yang lebih aman untuk jangka panjang.

Batas Aktivitas TKA Perlu Ditulis dengan Jelas

Kontrak kerja sebaiknya tidak hanya memuat gaji, jabatan, dan masa kerja. Untuk TKA, kontrak juga perlu membantu menjelaskan batas aktivitas. Apa tugas utamanya? Di mana pekerjaan dilakukan? Kepada siapa ia melapor? Apakah ia boleh menandatangani dokumen perusahaan? Apakah ia boleh memberikan instruksi kepada tim lokal? Apakah ia terlibat dalam fungsi operasional harian atau hanya advisory?

Semakin jelas batasnya, semakin mudah perusahaan menjaga konsistensi antara kontrak, RPTKA, izin tinggal, dan praktik kerja sehari-hari. Ini juga membantu tim internal agar tidak memberikan tugas tambahan yang ternyata berada di luar ruang lingkup yang disetujui.

Koordinasi Internal Juga Perlu Diperbaiki

Mempekerjakan TKA bukan hanya urusan HR. Biasanya, proses ini juga melibatkan direksi, legal, finance, operasional, dan kadang kantor pusat di luar negeri. Jika tiap tim bekerja sendiri-sendiri, data yang dipakai bisa berbeda.

Contohnya, HR memakai jabatan “Technical Advisor”, legal menyiapkan kontrak dengan jabatan “Operations Director”, sementara tim operasional memperlakukan TKA sebagai kepala proyek di lapangan. Perbedaan seperti ini terlihat kecil, tetapi bisa menjadi masalah saat dokumen diperiksa.

JHY Legal menyarankan agar perusahaan membuat satu ringkasan internal sebelum proses dimulai. Ringkasan ini memuat jabatan, tugas, lokasi, sponsor, durasi, izin yang diperlukan, dan pihak internal yang bertanggung jawab.

Kesimpulan

Mempekerjakan tenaga kerja asing di Indonesia membutuhkan perencanaan yang rapi sejak sebelum kontrak ditandatangani. Perusahaan perlu mengecek jabatan, RPTKA, sponsor, visa kerja, izin tinggal, lokasi kerja, dan batas aktivitas. Pemeriksaan awal ini membantu perusahaan menghindari proses yang tertunda, dokumen yang tidak konsisten, dan risiko kepatuhan di kemudian hari.

Langkah praktis yang bisa dilakukan sekarang adalah membuat daftar calon TKA yang akan direkrut, lalu memetakan jabatan, uraian kerja, sponsor, dan lokasi kerja masing-masing. Dari sana, perusahaan dapat melihat bagian mana yang sudah aman dan bagian mana yang perlu ditinjau lebih lanjut.

Dengan pemeriksaan yang tepat, proses rekrutmen TKA dapat berjalan lebih tertib. Perusahaan juga dapat memakai keahlian asing secara lebih aman, sambil tetap menjaga kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan dan keimigrasian Indonesia.